El cliente es un grupo de 15 clínicas, 5 de gran tamaño y resto de tamaño pequeño o mediano. Intentaron previamente en 2 ocasiones centralizar las compras, sin éxito. Cada clínica dispone de su propio sistema de gestión, incompatibles entre ellos. También los catálogos son diferentes en cada centro, con muchos años de crecimiento sin unos procedimientos ni unos estándares comunes, lo que dificulta mucho la homogeneización de la información de compras, tanto para la negociación agregada con proveedores como de cara a informes de situación comparativos para la dirección central.

Esta situación la aprovechan los proveedores para conseguir condiciones muy ventajosas para ellos, especialmente en los centros más pequeños del grupo.

La propuesta de MedicalVM es la puesta en marcha de la Central de Compras del grupo, con un profesional de gran experiencia como máximo responsable. La implementación se hará en 4 grandes frases, siendo la primera la implantación en un núcleo inicial de 5 centros. De esta forma se pueden probar con el máximo rigor y control los procedimientos de catalogación, evaluación y negociación para algunos paquetes de gran volumen de rotación y poca complejidad técnica.

También se implica a todo el personal afectado, integrándolo dentro de los procedimientos y motivándole para el éxito del proyecto.

Otro punto importante es el mantenimiento del catálogo, evaluaciones y negociaciones, así como el envío de todos los pedidos a través de la plataforma medicalvm.com. De esta manera toda la información esta centralizada y accesible online para todos los implicados en la central de compras.

Además permite un control y seguimiento de cada pedido por parte del equipo de atención al cliente de MedicalVM, con la consiguiente resolución de incidencias e información a cada afectado. Otro punto de gran importancia es que permite generar informes de seguimiento para cada nivel de dirección (centro, central de compras, dirección del grupo), en particular sobre el nivel de calidad en el servicio de cada uno de los proveedores.

En una segunda fase, se amplía la implantación al resto de centros, manteniéndose el catálogo de productos focalizado en gran volumen y poca complejidad.

En la tercera fase, se amplía el catálogo del grupo incluyendo material de mayor complejidad, desde suturas a laparoscopia pasando por medicamentos, y también productos de menor volumen y rotación.

En la cuarta fase, se van renegociando las partidas en función de los vencimientos de las adjudicaciones. El total de las compras del grupo pasa ya por medicalvm.com, permitiendo un control total por parte de la Central de Compras y la dirección del grupo.

En cada una de las 3 primeras fases se obtuvo más de un 20% de ahorro en precio de producto.

El 100% de las compras de material sanitario están basadas en un catálogo único estándar y neutro, y pasan por la plataforma medicalvm.com. Esto ha reducido radicalmente el número de incidencias de los proveedores con sus pedidos.

La gestión está optimizada: toda la central de compras funciona con 2 personas, más un responsable de pedidos en cada centro con dedicación parcial. Además se ha producido una reducción radical del número de proveedores y de incidencias.

Cada nivel de dirección tiene información online clara, transparente y precisa para poder analizar de forma óptima todos los datos de compras, incluyendo cualquier incidencia o desviación relevante.

Hospital privado español de gran tamaño, con unas compras de material sanitario en torno a los 5 millones de euros, en pleno proceso de optimización interna. Trabajan con unos consultores de gran experiencia para el área de gastos generales, pero no para las compras de material sanitario. Las compras son muy complejas por el volumen del hospital, pero también por la cantidad de especialistas externos que trabajan en él y que exigen trabajar con sus marcas preferidas. El equipo financiero del hospital se pone en contacto con MedicalVM para trabajar este apartado.

El análisis del catálogo de compras del hospital demostró que había un gran volumen de compras atado por motivos históricos a proveedores con precios elevados.

Como primer paso imprescindible para la implantación de cualquier proyecto en el área de compras, se llevaron a cabo varias reuniones para implicar al personal, actualizar la información sobre los criterios de compra del centro, estudiar los casos de productos imprescindibles, analizar posibles alternativas, etc.

Tras establecer una categorización de proveedores y familias de productos según el impacto que generaría su sustitución, se ponen en marcha diversas estrategias según cada caso, aprovechando la experiencia de MedicalVM para dirigir mejor las prioridades.

En particular, se proponen algunas pruebas de evaluación de productos en quirófano, que en algunos casos culminan con la sustitución del proveedor, y en otros con una reducción importante de precio por parte del proveedor ya introducido en el centro.

Como principales resultados del proyecto, se puede destacar el 25% de ahorro medio en precio de producto. Además la optimización del catálogo del hospital y la formalización y puesta en marcha de procedimientos de catalogación y evaluación representan una base muy sólida para el futuro funcionamiento del área de compras del hospital.

Asociación con más de 200 centros (clínicas y hospitales) afiliados quiere ofrecer a dichos centros una plataforma de compras que facilite agregar volúmenes, pero algunos problemas complejos impiden su desarrollo desde la propia asociación:

• Los centros no se comprometen en las negociaciones ni informan de sus consumos particulares
• El sistema no debe exigir integración con los ERPs de los centros ni generar otros costes
• La plataforma debe ser accesible desde internet
• El proyecto debe financiarse al 100% con una parte del ahorro generado

MedicalVM adaptó su plataforma y preparó un catálogo específico para la Asociación apoyándose en proveedores muy motivados en poder acceder por esta vía a todos los afiliados.

Los centros pueden firmar un contrato con la Asociación para el uso del sistema, en cuyo caso pagarán un porcentaje de comisión sobre las compras realizadas, sin costes fijos. De esta forma, los centros pueden comprobar que los precios (incluyendo comisiones) les aportan un ahorro real antes de realizar ninguna compra.

El sistema permite a cada centro consultar los catálogos e informar de los productos y proveedores de su interés y realizar sus pedidos. MedicalVM realiza el seguimiento de dichos pedidos, resolviendo las incidencias de forma a mejorar la percepción del servicio de los proveedores por parte de los centros y reduciendo los costes de gestión de estos centros.

Como principales resultados del proyecto, un total de 30 centros han firmado el contrato para el uso de la plataforma, con unas transacciones mensuales que alcanzan los 20.000EUR/mes en alguno de ellos.